Informationen für Ausbildungsinstitute
Qualitätssicherung mit systemischer Haltung
Informationen zu SysDok
Entwicklung
SysDok wurde von einer Gruppe systemischer Forscher*innen entwickelt. Ziel war es, eine ökonomische und möglichst einheitliche Erhebungsplattform mit systemischer Haltung zu entwerfen. Das Projekt wurde konzipiert, nachdem die Systemische Therapie sozialrechtlich anerkannt wurde. Seit 2021 wird die Plattform konkret von einem Team des Universitätsklinikums Freiburg und der Universität Ulm entwickelt. Dazu baute das Team auf einer etablierten Software für Rehakliniken auf und entwickelte diese entsprechend der systemischen Haltung und des systemischen Settings weiter.
Computer-adaptives und ökonomisches Testen
SysDok verwendet Computer-Adaptives Testen (CAT) für die Erfassung des psychischen Funktionsniveaus. Damit kann die Erhebung der psychischen Belastung möglichst ökonomisch und reliabel gestalten werden. Beim CAT wird ab der ersten beantworteten Frage über einen Algorithmus geschätzt, welche folgenden Fragen den meisten Informationsgewinn bringen. So müssen nicht mehr alle Fragen eines Fragebogens erhoben werden ohne dabei einen Informationsverlust in Kauf zu nehmen. Aktuell ist CAT nur für die symptomfokussierten Skalen verfügbar.
Ökonomie spielte auch bei der Auswahl konventioneller, also nicht computer-adaptiver, Fragebögen eine Rolle. Für SysDok wurden fast ausschließlich Kurzversionen existierender Fragebögen verwendet, sodass sich die zeitliche Belastung der Patient:innen in Grenzen hält.
Die CAT - Fragebögen sind etabliert und werden in unserem Kooperationsprojekt RehaCAT bereits von zahlreichen Rehakliniken benutzt.
Ablauf & Organisation
In SysDok steht Ihnen ein eigener Administrator:innenbereich zur Verfügung. Über diesen Bereich legen Sie in wenigen Schritten Patient:innen an und veranlassen die erste Befragung. Danach läuft SysDok automatisiert ab.
Sie vergeben der:dem Patient:in eine SysDok-ID zur Pseudonymisierung.
Sie legen die Patient:innen im SysDok System an. Dazu steht Ihnen eine Eingabemaske zur Verfügung. Sie können auch mehreren Patient:innen gleichzeitig aus einer Excel Datei importieren.
Sie weisen die Patient:in einer:m Therapeut:in zu. Jede:r Therapeut:in hat in SysDok einen eigenen Account.
Sie teilen die Patient:innen die Login Daten für die erste Befragung mit. Dafür kann Ihnen SysDok automatisch ein individualisiertes PDF erstellen.
Bei der ersten Befragung kann der:die Patient:in eine E-Mail Adresse angeben, um automatisch an die nächste Befragung erinnert zu werden.
Kosten
SysDok beruht auf einer Initiative von systemischen Forscher:innen , systemischen Fachverbänden und Aus- und Weiterbildungsinstituten. Der Aufbau der Plattform wurde aus Forschungsgeldern bezahlt und technische Weiterentwicklungen sollen ebenso aus der Forschungsförderung entwickelt werden. Daher arbeitet SysDok nicht gewinnorientiert.
Forschungsgelder sind jedoch immer befristet. Um allen Instituten eine verlässliche technische Infrastruktur zu bieten, benötigt SysDok eine verlässliche Grundfinanzierung. Wenn Sie SysDok nutzen, sollten Sie sich an der Grundfinanzierung beteiligen. Für Informationen zur Finanzierung und Möglichkeiten der Gegenfinanzierung, können Sie mit uns Kontakt aufnehmen.
Teilnahme & Kontakt
SysDok wird aktuell für Aus- und Weiterbildungsambulanzen in Systemischer Therapie angeboten. Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie Interesse an SysDok haben.
Falls Sie ein Zentrum mit mehreren Therapeuten:innen in der ambulanten Versorgung betreiben, können Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Wir setzen Sie auf die Warteliste, bis das SysDok Angebot ausgeweitet wird.
Für Einzelpraxen und Kliniken besteht aktuell leider kein Angebot.
FAQs und Information
Häufig gestellte Fragen von Ausbildungsinstituten
SysDok ist eine Initiative des Verbunds für Systemische Psychotherapie (VfSP). In der ersten Phase können vorrangig Ausbildungsinstitute teilnehmen, die im Verbund organisiert sind. Wenn Ihr Institut im Verbund organisiert ist, können Sie zur Teilnahme hier mit uns Kontakt aufnehmen:
Wenn Sie nicht im Verbund organisiert sind, kontaktieren Sie uns gerne. Wir besprechen Ihre individuellen Optionen und ob eine Teilnahme zum jetzigen Zeitpunkt möglich ist.
Kliniken oder Einzelpraxen können wir derzeit keine Teilnahme anbieten.
Mit SysDok wollen wir die systemische Prozessdiagnostik in der ambulanten Psychotherapie unterstützen. Durch die Teilnahme an SysDok bekommen Sie:
- Ein Erhebungssystem, das von systemischen Wissenschaftler:innen für die Praxis entwickelt wurde.
- Eine automatisierte Erhebung, bei der Sie lediglich Ihre Patient:innen im System registrieren müssen.
- Eine webbasierte und papierlose Erhebung, optimiert für mobile Endgeräte.
- Die Nutzung neuer Technologien, um die Erhebungsdauer zu verkürzen.
- Die Nutzung von systemischen Fragebögen für Ihre Prozessdiagnostik und Qualitätssicherung.
- Ein grafisches Feedback zur Eingangsdiagnostik und zum Verlauf für Ihre Therapeut:innen.
Mit der Teilnahme an SysDok unterstützen Sie zudem die systemische Psychotherapieforschung.
Der Schutz von Patient:innendaten hat für uns einen sehr hohen Stellenwert. Die Daten von Patient:innen werden bei SysDok pseudonymisiert erhoben und verarbeitet. Das bedeutet, dass anstatt der Klarnamen der Patient:innen ein individueller Code zur Speicherung der Befragungsdaten verwendet wird. Die Klarnamen der Patient:innen sowie die Schlüsseltabelle mit der die Codes den einzelnen Patient:innen zugeordnet werden können, verbleiben bei Ihnen. So kann niemand außerhalb Ihrer Ambulanz die Befragungsdaten einer:m spezifischen Patient:in zuordnen.
Die Erhebung ist DSGVO-konform. Alle Beteiligten unterliegen dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht. Die Server zur Datenspeicherung befinden sich in Deutschland und sind TÜV-zertifiziert nach ISO 27001.
Der Hauptaufwand bei SysDok besteht darin, Ihre Patient:innen im System anzulegen. Dies geschieht mit wenigen Mausklicks oder durch den Import einer Excel-Vorlage, die wir Ihnen zur Verfügung stellen. SysDok bedeutet also einen zusätzlichen Verwaltungsschritt bei der Erstanmeldung der Patient:innen. Nach der Erstregistrierung läuft die Befragung automatisch ab.
Zudem müssen Sie einmalig ein Konto für Ihre Therapeut:innen anlegen. Die Schulung neuer Therapeut:innen übernehmen Sie idealerweise als Teil Ihrer Ambulanzeinführung. Wir können Ihre Ambulanzmitarbeiter:innen initial schulen und Ihnen Trainingsmaterialien zur Verfügung stellen.
Im Vergleich dazu, keine Patient:innendatenerhebung durchzuführen, bedeutet SysDok einen Mehraufwand bei der Anmeldung der Patient:innen. Im Vergleich zur selbstorganisierten Datenerhebung bedeutet SysDok eine deutliche Erleichterung.
Im Vergleich zu kommerziellen Fragebogensystemen mit einer Schnittstelle zu Abrechnungsprogrammen, kann SysDok einen Mehraufwand bei der Registrierung der Patient:innen bedeuten, wobei kommerzielle Programme in der Regel nicht explizit systemisch ausgelegt sind.
Nein, SysDok wird in absehbarer Zeit keine Schnittstelle zu einem Abrechnungssystem bieten. Aus Datenschutzgründen richten wir keine Schnittstelle zu personenidentifizierenden Daten ein. Zudem müssten wir eine Kompatibilität zu mehreren Abrechnungsprogrammen herstellen und diese auch bei Updates kontinuierlich aufrechterhalten. Als nicht-kommerzieller Anbieter ist uns dies derzeit nicht möglich.
Die Entwicklung von SysDok wurde aus Forschungsmitteln finanziert. Geldgeber:innen waren die Heidehof Stiftung, die DGSF und die SG.
Wir werden auch in Zukunft Forschungsprojekte beantragen, um die Weiterentwicklung und den Ausbau von SysDok zu finanzieren.
Die laufenden Kosten sollen durch eine verlässliche Finanzierung gesichert werden, damit die Routinediagnostik nicht von befristeten Forschungsmitteln abhängig ist. Wir möchten nicht profitorientiert arbeiten und erwarten einen finanziellen Bedarf, der deutlich unter kommerziellen Angeboten liegt.
Die Initiative zu SysDok stammt aus einer Arbeitsgruppe von systemischen Forscher:innen. In der Gruppe sind mehrere Lehrstühle für Systemische Therapie, Nachwuchswissenschaftler:innen und Vertreter:innen von DGSF und SG organisiert.
Die inhaltliche Umsetzung erfolgt durch die Sektion Systemische Gesundheitsforschung am Universitätsklinikum Freiburg unter der Leitung von Prof. Stefan Schmidt. Technisch wird SysDok durch die Abteilung für Klinische Psychologie und Psychotherapie an der Universität Ulm unter der Leitung von Prof. Harald Baumeister umgesetzt.
Bei SysDok werden Angaben zur psychischen Gesundheit (Angst, Depression, allgemeiner Gesundheitszustand), das systemische Funktionsniveau (Beziehungsqualität, Funktionsniveau in sozialen Beziehungen, Ressourcen) und Aspekte des Therapieprozesses (Therapiebeziehung, Nebenwirkungen) erfasst. Unter dem Punkt Forschung finden Sie weitere Informationen zu den verwendeten Messinstrumenten:
Bei SysDok werden ausschließlich Fragebögen eingesetzt, deren Gütekriterien in Validierungsstudien überprüft wurden. Bei der Auswahl der Fragebögen haben wir darauf geachtet, dass die Fragebögen valide und reliabel sind und die Faktorenstruktur ausreichend überprüft wurde. Zudem war es uns wichtig, dass wir mit den Fragebögen aussagekräftige Ergebnisse zu individuellen Patient:innen liefern können.
Erfahren Sie mehr im Bereich Forschung:
SysDok ist webbasiert und kann mit jedem internetfähigen Endgerät genutzt werden. Für Verwaltungstätigkleiten und Administration empfehlen wir die Verwendung von Desktop-Geräten oder Laptops, um eine ausreichende Bildschirmgröße zur Verfügung zu haben. Die Patient:innen-Fragebögen sind für Mobilgeräte optimiert, können aber auch auf anderen Geräten ohne Einschränkungen benutzt werden.